Zaproszenie do złożenia oferty cenowej na usługę archiwizacji i segregowania dokumentów w jednostce

Załącznik nr 3

do Regulaminu udzielania zamówień publicznych

w Miejskiej i Powiatowej Bibliotece Publicznej im. C.K. Norwida w Goleniowie,

 których wartość netto nie przekracza kwoty 130 000,00 zł

Goleniów, dnia 04.11.2025 r.

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna im. C.K. Norwida w Goleniowie

zaprasza do złożenia oferty cenowej

na usługę archiwizacji i segregowania dokumentów w jednostce

(przedmiot zamówienia)

1. Zamawiający:

Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna im. C.K. Norwida w Goleniowie

ul. Konstytucji 3 Maja 26, 72–100 Goleniów

NIP: 8561672310, REGON: 000639564

tel.: 91 418 22 60; email: biblioteka@biblioteka-goleniow.pl

2. Tryb udzielenia zamówienia:

Zapytanie ofertowe, do którego nie stosuje się ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

3. Przedmiot zamówienia:

Usługa archiwizacji i segregowania dokumentów w jednostce.

1. 1. Opis przedmiotu zamówienia i warunków jego realizacji:
2. 1. 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji i segregowania dokumentów zgodnie z Instrukcją kancelaryjną, Jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz Instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt w Miejskiej i Powiatowej Bibliotece Publicznej
         im. C. K. Norwida w Goleniowie
      2. Usługa archiwizacji i segregowania dokumentów obejmować będzie w szczególności:
         a) ocenę dokumentów przez archiwistę w siedzibie klienta, w celu wytypowania dokumentów jako przedawnione,
         b) uwzględnienie dokumentów przedawnionych na spisie do brakowania oraz sporządzenie do ww. spisu gotowego wniosku o udzielenie zgody na brakowanie przez właściwe miejscowo archiwum państwowe,
         c) po uzyskaniu zgody od archiwum państwowego – wywóz dokumentów do niszczenia,
         d) uporządkowanie pozostałej dokumentacji zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną, a także sklasyfikowanie jej zgodnie z jednolitym wykazem rzeczowym akt,
         e) przekazanie dokumentów do składnicy akt na podstawie odpowiedniego spisu zdawczo-odbiorczego,
         f) doradztwo w zakresie zaaranżowania przestrzeni składnicy w jednostce.
      3. Wykonawca zapewni wszelkie materiały biurowe i narzędzia niezbędne do przeprowadzenia archiwizacji.
      4. Oferent dokona wyceny całości usługi na podstawie wizji lokalnej w siedzibie Zamawiającego lub na podstawie zdjęć przedstawiających ilość posiadanej do uporządkowania dokumentacji przesłanych przez Zamawiającego. W celu umówienia wizji lokalnej lub przesłania zdjęć należy skontaktować się z Kierownikiem działu administracyjno-gospodarczego Panią Beatą Kraj – e-mail: kadry@biblioteka-goleniow.pl, telefon: 91 418 22 60.
      5. Realizacja przedmiotu zamówienia będzie realizowana w siedzibie Zamawiającego.
      6. Wykonawca zobowiązuje się zakończyć realizację przedmiotu zamówienia najpóźniej do 31 grudnia 2025 r. Oferty, które nie zapewniają wykonania usługi w tym terminie, nie będą rozpatrywane.

0. 2. Kryterium wyboru oferty:
      1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę następujące kryteria:
         a) cena,
         b) doświadczenie Wykonawcy,
         c) termin realizacji.
      2. Wagę poszczególnych kryteriów oraz sposób obliczania punktów przedstawia poniższa tabela:

1. 1. 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów stanowiącą sumę punktacji ze wszystkich kryteriów. Uzyskana w sumie liczba punktów zaokrąglona będzie do drugiego miejsca po przecinku zgodnie z zasadą, że jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza od 5 to wynik zostanie zaokrąglony w dół, a jeżeli cyfra jest równa lub większa od 5 to wynik zostanie zaokrąglony w górę.
      4. Umowa zostanie podpisana z Wykonawcą, który otrzyma najwięcej punktów i spełni wszystkie wymagania przedstawione w zapytaniu ofertowym.

4. Termin realizacji zamówienia:

Od dnia zawarcia umowy do 31.12.2025 r.

5. Składanie ofert:
   1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, czytelnie w sposób uniemożliwiający łatwe usunięcie zapisów.
   2. Zaleca się, aby oferta została sporządzona na załączonym formularzu, stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.
   3. Wymagane jest podpisanie przez Wykonawcę oświadczenia, że nie zachodzą
      w stosunku do niego przesłanki wykluczenia z podstępowania na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawa z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 507), stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.
   4. Ofertę należy przesłać do dnia 17 listopada 2025 roku, do godz. 12:00.
   5. Oferta może zostać dostarczona drogą elektroniczną na adres mailowy Zamawiającego: biblioteka@biblioteka-goleniow.pl

 
lub w formie pisemnej na adres:

Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna im. C.K. Norwida w Goleniowie

ul. Konstytucji 3 Maja 26

72-100 Goleniów

0. 6. W przypadku składania ofert na piśmie o zachowaniu terminu decyduje data wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
   7. Jeden Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
   8. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
      a) skontaktowania się z Wykonawcami w celu doprecyzowania ofert;
      b) jednokrotnego wezwania Wykonawców, (tylko w zakresie potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu) do złożenia dokumentów w wyznaczonym terminie, którzy:
      c) w określonym terminie nie złożyli wymaganej przez zamawiającego wykazu wykonanych usług wraz z dowodami lub złożone ww. dokumenty i oświadczenia zawierają błędy;
      d) nie złożyli pełnomocnictw lub złożyli wadliwe pełnomocnictwa.
   9. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu.

6. Wybór najkorzystniejszej oferty:
   1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących złożonych ofert.
   2. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie opublikowana na stronie Biuletynu Informacji Publicznej należącej do Zamawiającego, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia wyboru oferty.

7. Osoba upoważniona do kontaktów z Wykonawcami:

Jolanta Miękus – dyrektor, tel. 91 418 22 60, e-mail: dyrektor@biblioteka-goleniow.pl

8. Uwagi:
   1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia bądź unieważnienia Zapytania ofertowego bez podania przyczyny.
   2. Wykonawcy uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt,
      nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia lub unieważnienia
      przez Zamawiającego Zapytania ofertowego.
   3. Wykonawcy mogą prowadzić zmiany w złożonych ofertach lub je wycofać
      pod warunkiem, że uczynią to przed upływem terminu składania ofert. Każda zmiana,
      jak i wycofanie wymagają zachowania formy pisemnej.
   4. Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna im. C. K. Norwida w Goleniowie posiada zatwierdzone przez Archiwum Państwowe w Szczecinie dokumenty - Instrukcję kancelaryjną, Jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną określającą organizację i zakres działa składnicy akt.

9. Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz oferty

Załącznik nr 2 – Oświadczenie Wykonawcy